こんにちは。
- 仕事の要領が悪くて進まず、どうにかしたい
- 仕事の優先順位を整理するのが苦手
- 一つの仕事を始めると、他のことを忘れてしまう
- いろんなタスク管理ツールを使ったけどうまくいかなかった
このようなお悩みをお持ちの方はいますか？
僕もとても要領が悪く、それがコンプレックスでした。
自信がないので仕事がどんどん嫌になり、周りから浮いてしまう時期もありました。
いろんなタスク管理の方法やツールを使ってみましたが、どれもうまくいきませんでした。
一時期は完全に投げやりになっていましたが、自分と向き合って要領が悪い原因を分析し、今日お伝えするやり方で解消することができました。
同じ悩みを持つ方は力になれると思います。
ぜひ読んでいってくださいね。それではどうぞ。
原因：与えられた仕事を焦ってすぐにやってしまう
僕が要領が悪い根本的な原因はこれでした。
先輩や上司から呼ばれて「これやっといて」と言われると、すぐにやらなければいけないと思って、
「はい！わかりました！」といい返事をして早速パソコンを開いて資料を作ろうとしていました。
意外かもしれませんがこの問題の根は深かったです。
なぜなら、そもそも自分は会社やチームのお荷物だという自覚があるので、汚名を返上するために手早く仕事を片付けようとしているからです。
そもそも罪悪感や焦りから仕事をしているので冷静ではありません。
仕事を進める上で必要な情報（この後に出てくる5W1H）をおさえていないのですぐに手が止まります。
先輩や上司に聴きたくても忙しそうだし自分なんかが質問するの申し訳ないなという気持ちが湧いてきて、聞けない。
でも納期が迫っているので急いでわかる範囲で仕事を進めるものの、相手が求めるものができず怒られる。
自信をなくしてますます縮んでしまう。
この負のループに入ると抜け出すのは容易ではありません。
しかし、この原因を自覚できればあとは簡単です。
与えられた仕事にすぐ手を付けるのをやめ、必要な情報を確認すればいいのです。
対処法：5W1Hを確認し、納期順に仕事をする
5W1Hは有名なフレームワークですから知っている方も多いと思います。ここでは簡単に説明するだけにとどめて起きます。
- Why ：何のためにやるのか（目的）
- How ：どうやって実現するのか（方法）
- Who ：誰がやるのか（主体）
- What：何をするのか、何ができるのか（タスク）
- When：いつやるか（時期・期限）
- Where：どこでやるか（場所）
※より詳しく知りたい方はこちら
仕事はこの６項目をおさえていれば、ほとんど手が止まることなくスムーズに仕事が進められます。
しかも手戻りも大幅に減らせます。
自分は要領が悪いと思う方は、指示を受けたら必ずこの6項目を埋めてから仕事に取りかかるというルールにしてください。
逆にこれが埋まらないと手を動かしてはいけません。
というか動かしてもすぐに手が止まります。
周囲の先輩や上司は、常に正確な指示を出してくれるわけではありません。
自分より仕事ができると言えども、完璧ではありません。
しかし、そこに抜け漏れがあると困るのはあなた自身です。
だからこそ、お互い抜け漏れなくスムーズに仕事を進めるために5W1Hを埋めましょう。
5W1Hを埋めたあとは、When、つまり納期ごとに仕事をする順番を整理し、カレンダーにスケジュールを入れていきます。
この時注意するのは、スケジュールを納期ギリギリに合わせないことです。
何らかのトラブルがあっても対応できるよう2日前までに終わらせるようにスケジュールをカレンダーに入れましょう。
仕事がどれくらいで終わるか予測できない場合は、一旦2~3時間設けておいて制限時間付きで管理するとスケジュールが埋めやすくなります。
この仕事にはどれくらい時間がかかるのだろうと思っていちいち計算すると、
それだけで時間の無駄になるので思い切って数時間はガッツリ時間をとって、時間内にやりきるという風にルールづけしてみましょう。
この仕事の進め方をすることで、必要な情報が事前に埋まっているのでとてもスムーズに仕事を進めることができます。
また、相手の要望もおさえることになるので手戻りが減ります。
すると時間に余裕ができるのでもう焦ることはなくなります。
皆さんもぜひ5W1Hを身につけて効率よく仕事をしましょう！
