こんにちは、米澄岳弥(Yonezumi Takaya)です。
数字もエクセルも大の苦手だった文系大学生だったけど、
エクセルの色々な実務と勉強を経て
今ではエクセル作業が大好き&大得意になりました。
今回はエクセルが上達するコツについて書いています。
これから社会人になるけどエクセルなんて触ったこともなくて不安という方に
ぴったりの内容になっていますでぜひ読んでいってくださいね!
エクセルの上達のコツというと関数の解説をしているページが目立ちますが、
その前に学んでおくことがあります。
それは、「エクセルとはそもそも何をするツールなのかを知る」ということです。
仕事をしていると忙しいので目の前のことをこなすことで精一杯になってしまいがちです。
だからエクセル関数の知識を貯めようとしがちなのですが、
いったん一呼吸置きましょう。
エクセルとは何をするツールなのかをわかりやすい例を使って説明します。
それではどうぞ。
そもそもエクセルとは何か?
エクセルは、一言で言うと「表計算ソフト」です。
つまり、エクセルは表やグラフなどを作成するためにあります。
では表やグラフを作成するのはなぜでしょうか?
答えは分析するためです。
複雑な現象・対象を単純な要素にいったん分解して
物事の原因や本質を知ることが一番の目的なのです。
ビジネスにおいては、主に業績を分析することに使います。
この分析するという本質を忘れないようにしてください。
それでは次に、具体的に分析とはどのように行うものなのか、
エクセルでどのように分析を進めていくのかを実例つきで解説します。
エクセルが上達するコツ:分析のやり方を知る
ビジネスを例にして解説します。
ある会社で昨年度と比べて売上が下がっていることが問題になっています。
あなたは売上が下がった原因を分析するよう指示されました。
さて、まずここで大事なポイントは先ほど出てきた「単純な要素に分解する」です。
売上は以下のような要素に分解して考えることが可能です。
- 例①)売上=商品A売上+商品B売上+商品C売上
- 例②)売上=顧客A売上+顧客B売上+顧客C売上
- 例③)売上=販売員A売上+販売員B売上+販売員C売上
- 例④)売上=1月売上+・・・+12月売上
- 例⑤)売上=顧客数×平均単価×平均購入回数
※これ以外にも無数にパターンはあるのでぜひ考えてみてくださいね!
ざっと売上を要素に分解してみました。
この式の中でどれが売上の低迷の原因をはっきり明確にできるでしょうか。
実はこれに答えはありません。
ゴールは決まっているが、それに達するためのルートはたくさんあるのと同じです。
大事なことは仮説を立てて考えることです。
例えば、
-
- 「もしかしたら商品A〜Cのどれかが売上が下がっているからなのではないか?」
①の式が役に立ちそう
-
- 「もしかしたら販売員の誰かが調子を崩しているんじゃないか?」
②の式が役に立ちそう
このように仮説を立ててそれを証明するために
エクセルを使って表を作ってみるとのが分析のあるべき姿です。
ここまでは頭の中での考え事です。
ここでやっとエクセルの登場です。
実際に商品A〜Cの売上を昨年対比で比較した表がこちらです。
画像でも書いているように、
まず商品Cの売上が大幅に下がっていることがわかりますね。
ここからさらに分析を進めます。
問題は「なぜ商品Cの売上が下がっているのか」です。
考えられる原因を挙げてみると、
以下のようなものが代表的な原因としてあります。
- 仮説①:買ってくれる人が減っているのか?
- 仮説②:値引きセールなどをやりまくって単価を下げたからなのか?
- 仮説③:お客様一人当たりの購入回数が減ったからなのか?
この仮説を証明するためには、⑤の式が使えそうですね。
それでは、この式をベースに
商品Cの顧客数・平均単価・平均購入回数を年度対比で比較してみましょう。
そうすると以下のようになりました。
画像で書いている通り、
商品Cは2022年度から単価を下げています。
おそらく値下げをしたのでしょう。
顧客数と平均購入回数は増えていますが、
売上アップにつながるほどには増えていません。
値下げをしたがそれほど効果がなかったというのが結論になります。
まとめると、
これまでの分析の結果2022年度の売上が下がっているのは、
商品Cでの値下げに効果がなかったことが原因。
値下げをして顧客数や平均購入回数は増えているものの、
売上が増加するほどの効果はなかった。
逆を言えば、商品Cは単価¥10,000円でも
十分に売上を確保できる製品であるため、
次年度からは単価を戻しても良いというような結論が導き出されます。
まとめ
いかがでしょうか。
売上の配下には販売員や商品の性質、会社全体の施策が凝縮されており、
売上を単純に比較するだけでは変化の正体を突き止めることはできません。
何度も言いますが、
分析とは「難しい物事を単純な要素に分解して物事の原因や本質を明らかにする」ことです。
この分析の本質をしっかり理解してエクセルを使いこなせるようになりましょう。
単純に関数を覚えるだけではビジネスマンとしては三流もいいところです。
自分なりに分析する視点を持ってそれを確かめるためにエクセルを使いこなせて一流です。
今回のブログは以上です。実際の分析に使える便利なエクセル関数の紹介はまた別の記事で紹介します。
最後までお読みいただきありがとうございました。