こんにちは、米澄岳弥（Yonezumi Takaya）です。
会社に入ってからというもの、
上司や先輩に話しかけづらくて困っている方はいますか？
僕も入社当初はめちゃめちゃ話しかけづらいと思っていました。
はてな
いつも先輩たち忙しそうだし、でも相談したいし、、、
このままだと仕事進まないよ（泣）。
こんな感じの調子で抱え込んでしまい、
相談や報告のタイミングが遅くなって
「なんでもっと早く相談しないんだよ！」と余計怒られる始末。
一体どうすれば先輩たちとうまくコミュニケーションが取れるようになるの・・・。
誰かやり方あったら教えて・・・。
今回はこのような悩みに答えます。
目次
先輩や上司に話しかけづらい時の対処法
先輩や上司に話しかけづらい時は、
以下の手順に沿ってメモを作って
メールやチャットなどの文書でやり取りするようにしましょう。
・自分がやってほしいことを箇条書きにする
・やってほしい理由や背景を箇条書きにする
・箇条書きの内容が5W1Hの要素全てを満たしているか確認
・文書を清書してメールやチャットで投げる
「え？これだけ？」と思うかもしれませんが、
本当にこれを愚直に繰り返すだけです。
最初に箇条書きにすることがポイントです。
順番に解説していきます。
自分がやってほしいことを箇条書きにする
多少言葉が汚くなっても構いませんので
自分がやってほしいことを箇条書きにしましょう。
そのままの意味ですが、ここが超重要です。
お願いするのが苦手な人は
そもそも自分が先輩や上司に何をしてほしいのか曖昧なことが多いからです。
大まかに言って、先輩や上司を頼る場面といえば、
- 自分が作った資料に問題がないか「確認してほしい」
- いくつか選択肢があって迷っていて「相談したい」
- 仕事の進捗を知把握してほしいので「報告したい」
になります。有名な「報連相」ですね。
要するに自分のやっていることが
ちゃんと正しい方向へ向かっているのかを知りたいんですよね。
まずは自分のやってほしいことを報連相の形で明確にしましょう。
これだけでもかなり頭がスッキリしますよ。
やってほしい理由や背景を箇条書きにする
ここも重要です。
先輩や上司は忙しいので常にあなたの行動を把握しているわけではありません。
なので、やってほしいことだけいきなり言われても
「なんで？」
「いま見る必要があるの？」
などの疑問を抱かれやすいです。
もし本当に今すぐ確認してもらう理由があったとしても
それを説明できなければスルーされてしまいます。
だから理由や背景はしっかり書くようにしましょう。
なお、後で清書するのでこの時点では言葉が多少汚くなっても構いません。
箇条書きの整合性を確認
「やってほしいこと」と「やってほしい理由・背景」まで
箇条書きにできたら文書の構造ができたのと同じです。
例えばこんな感じ。
- 依頼：9/20日までに資料の確認をしてほしい
- 理由①：客先への提出日が9/30日だから
- 理由②：上司or先輩の休暇のスケジュール上、9/20までに確認してもらわないと修正が間に合わないから
理由①だけだった場合、
なんでそんなに早く確認しないといけないんだ。
お前の修正のスケジュールに余裕持たせたいだけだろ
と思われてしまいますが、
理由②もあるとスケジュールの全体感を捉えていることが伝わり、
依頼が通りやすくなります。
こんな感じで依頼内容に対する理由を用意して、
筋が通る内容かどうか生合成を確認するようにしましょう。
文章の形にして上司や先輩たちに文書で送る
あとは順番に正しい言葉遣いに変えて清書すれば出来上がりです。
基本的にビジネスマンの会話は結論ファーストなので、
箇条書きで書いた順番（やってほしいこと→理由）で文書にすればOKです。
ポイント
◯◯さん
お疲れ様です。米澄です。お忙しいところ失礼します。
■■様へお送りする資料のご確認を9/20までにお願いしたく存じます。
お客様への提出日は9/30ではございますが、
カレンダーを拝見としたところ◯◯さんが
9/26の週で数日お休みのご予定でしたので
早めにご確認いただいた方が良いと考え、依頼させていただきました。
短納期となり恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。
米澄
こんな感じです。
これらのテンプレートを使って上司と文書でやり取りするようにしましょう。
メールやチャットなどの文書でやり取りした方がいい理由
ここまで読んできて、
「なぜ文書でやり取りする必要があるの？」と思った方もいると思います。
その理由は、文書でやり取りをした方が会話も文章もうまくなり、一石二鳥だからです。
「文章を書く＝考えること」であり、頭がよくなる
悩んで頭を抱えるよりも自分の考えを
ノートに書いて悩みを可視化した方が頭が整理されるというのはよく聞く話ですよね。
実はこれ本当で、「文章を書く＝考えること」なんです。
人は理解したからものが書けるのではなく、
理解するためにものを書くというのが本当なのです。
これは文章術の専門家も言っていることでとてもためになりました。
文章が上手く書けない方はこの本を読んでみてください。
自分の思考が整理されるので仕事で混乱することがなくなる
「文章を書く＝考えること」の派生です。
書くことで思考が活性化されるので
仕事で混乱することがなくなります。
混乱している時は自分の思考が整理できていないときです。
そもそも普段から自分の考え事を文書にする癖をつけておけば、
メモを取るときや周囲の人間と会話するときに多いに助けになってくれます。
仕事を進める上で必要な要素が網羅されて抜け漏れがなくなり、効率が上がる
思考が整理されると論理的に物事を考えられるようになるので、
大事な要素が抜け落ちているかどうかが瞬時に判別できるようになります。
いいことだらけですね。
脳内の思考が整理されるので会話も上手くなる
最終的にここに行き着きます。会話上手。
私が今回お伝えしたテンプレは
先輩や上司に話しかける際のメモとしても活用できます。
やみくもに先輩や上司に話しかける前に
自分の考えをいったん整理するとスムーズに会話することができます。
自分が言いたいことが最初から明確なのであたふたしなくなります。
文書にしておくことは会話でも絶大な効果を発揮します。
先輩や上司に話しかけるのが苦手という方は
まずは文書でやり取りすることに集中し、
自分の思考を常に整理する癖づけをしましょう。
メールやチャットなどのやり取りであれば、
相手も自分が都合がいい時に確認できるので先輩や上司にとってもありがたいです。
メールやチャットを確認しない人はそもそもビジネスマンとしてダメなので
そこは遠慮なく「送ったメールみてください」と催促しましょう。
まずは文章で自分の要望を伝えることを上達させましょう。
そうすれば自然と会話もスムーズにできるようになります。
今回は以上です。
