こんにちは、米澄岳弥（Yonezumi Takaya）です。
社会人になりたての頃は、タスク漏れがひどい人間でした。
大事な資料を作り忘れたり、お客様に提出する資料を当日持ってき忘れたりとひどいありさまで、人格を疑われたこともあります。
しかし、Googleのツールを使いこなすことでタスク漏れがほとんど無くなりましたので今日は、Googleのツールを使ってタスク管理する方法をわかりやすく解説します。
- タスク管理が苦手
- タスク管理の手法を色々試したが結局漏れてしまう
- スケジュール通りに対応できないでいつも切羽詰まっている
このようなお悩みをお持ちの方に有益な記事となっていますのでぜひ読んでいってください。
目次
タスク管理が苦手な理由
タスク管理が苦手な原因は以下の2つです。
- タスクに着手する上で必要な情報が揃っていない（5W1H）
- やったことがない仕事の工数見積もりができない
詳しく解説します。
タスクに着手する上で必要な情報が揃っていない（5W1H）
タスク管理が苦手な理由の一つ目がこれです。
タスク管理をする上で必要な情報が揃っていないので、メモを見返しても何をしたらいいのかわからず、途方に暮れてしまうパターンですね。
これはシンプルに5W1Hの項目を埋めるようにすると良いです。
5W1Hについては別記事で詳しく解説しているので読んでみてください。
やったことがない仕事の工数見積もりができない
僕が一番苦手だったのがこれです。
やったことがない仕事に遭遇するパターンです。
やったことがないので、どれくらいの時間を確保すれば仕事が終わるのか全く想像がつきません。
なので、仕事を進めているうちに別のタスクの期限が迫ってきてアップアップ状態になるというのがお決まりのパターンでした。
やったことがあるタスクならまだなんとかある程度は作業時間を見積もることができますが、やったことがない仕事の場合は完全にお手上げ状態でした。
タスク管理が苦手な人でもできるようになる方法
Googleのツールを使いこなそう
TODOリストのスプレッドシートでタスクを洗い出す
はじめに、今自分が抱えているタスクをGoogleのスプレッドシートに記入しましょう。スプレッドシートにはいくつかテンプレートがあって、その中にTODOリストのテンプレートがありますのでそれを使いましょう。TODOリストの作り方は以下の流れです。
TODOリストを作成したら、タスクをどんどん書き込んでいきましょう。
この時、注意するのはタスクはできるだけ内容を細かく書くことです。
画像3のC列にどれだけ長くなってもいいのでタスクの内容を具体的に書いていきましょう。
この時、タスクごとに5W1Hの項目が網羅されていると完璧です。
また、納期は必ず入れましょう。
これが後から説明するGoogleカレンダーへタスクを入れ込むときの順番になります。
タスクは基本的に納期が近い順にこなしていくので、納期は必ず入れましょう。もし納期がわからなければ依頼者に必ず確認しましょう。
Googleカレンダーにタスクを入れる
タスクをTODOリストで整理したらGoogleカレンダーにタスクを入れ込んでいきます。カレンダーへの入れ方は次のとおりです。
・打ち合わせやイベントなどスケジュールが確定しているものを先に入れておく
・タスクの納期が近い順に入れ込んでいく
先に打ち合わせやイベントなどを入れておくといいです。固定で動かせないところなので、タスクをこなすことが不可能な時間です。入れ込んだ上で空いた時間にタスクを入れ込んでいきましょう。繰り返しになりますが、タスクは納期が近い順にこなしていくので、カレンダーも納期が近いものから入れていきましょう。
↓先に打ち合わせや商談などの時間と日時が決まっている予定を入れておいて、
↓空いている時間にタスクを入れ込む（時間の見積もり方はこの後解説）。
タスクをこなす時間の見積り方3パターン
ここでタスクをこなる時間の見積り方を3パターン紹介します。
- 以前にやったことがあるor作業手順がわかっている：実態に合わせてカレンダーに入れる
- やったことないけど単純作業：最初の10個ほどをやってみてかかった工数を算出し、残り全部を終える時間を計算する
- やったことがないかつ進め方もわからないタスク：最大1.5時間でカレンダーに入れる
やったことがないタスクが1.5時間なのは、人間の集中力がそれだけしか持たないためです。
また、1.5時間の余裕を持っておくと調べ物や進め方を検討する時間ができるので便利です。
いちいち工数の見積もりをしているとそれだけで1日が終わってしまうのであまりそこに時間をかけず思い切ってかけられるだけの時間をかけましょう。
カレンダーに入れ終わったら作業スタート
カレンダーにタスクを入れ終わったら早速作業を開始しましょう。
しかし、作業を開始しても思わぬところで手が止まってしまうこともあると思います。そういう時は、以下のような対応をしてみてください。
- もっとかかりそうな場合は、さらにカレンダーの時間を引き伸ばす
- タスクを進める中でわからないところが出たら一旦手を止めて依頼者に確認
タスクを無事終えられたらカレンダーの予定をかかった時間分に更新しておきましょう。
こうしておくと後日どのくらいの時間がかかったのかを振り返ることができます。
後任の人にもはっきりデータで工数を伝えられるメリットもあっておすすめです。
ブログは以上です。
